Reclamații

Soluționarea reclamațiilor

În situația în care aveți o nemulțumire față de serviciile oferite de OTP Factoring SRL (denumită în continuare “OFR”) sau doriți să aduceți la cunoștință subscrisei o situație ce v-a nemulțumit, puteți acționa în scopul soluționării acesteia prin formularea unei Reclamații*, utilizând oricare dintre metodele menționate în continuare:

*Reclamație: solicitarea scrisă, emisă de un Reclamant**, prin care se exprimă insatisfacția față de, sau în legatură cu produse/servicii aferente obiectului de activitate al OFR și/sau atitudinea angajaților/reprezentanților OFR, se sesizează o neregularitate, se aduce o învinuire Societății și/sau angajatțlor acesteia și/sau reprezentanților săi de natură a genera un risc patrimonial și/sau de afaceri și/sau de imagine Societății/Grupului din care aceasta face parte.

**Reclamant: debitor și/sau reprezentantul acestuia împuternicit în mod legal și/sau o persoană juridică și/sau organizație legal constituită ce formulează o Reclamație.

• Reclamantul care comunică o Reclamație sau în legatură cu care este formulată o Reclamație prin reprezentant, trebuie identificat în sistemul informatic al OFR. În acest scop, vă rugăm să introduceți în Reclamația emisă de dumneavoastra, urmatoarele date:
• Nume și prenume, Case ID-ul alocat creanței deținută asupra dumneavoastră sau, dupa caz, CNP, telefon, adresă de email sau adresă poștală (pentru comunicarea raspunsului la Reclamație);
• Calitatea persoanei care depune Reclamația prin raportare la relația cu OFR (În cazul unei imputerniciri, este necesar ca Reclamantul să furnizeze pentru avocat împuternicirea prevăzută de lege pentru desfășurarea acestei profesii, iar pentru alți împuterniciți procură autentică. Împuternicirile menționate anterior pot fi prezentate în original sau în copie scanată, comunicată prin mijloace de comunicare adecvate);
• Descrierea situației reclamate;
• Modalitatea în care doriți să primiți raspunsul la Reclamație.

Raspunsul la Reclamație poate fi furnizat numai după identificarea cu succes a Reclamantului. În cazul în care  Reclamantul nu este identificat în sistem, se va  emite un raspuns de refuz a furnizării oricaror informații, Reclamantul urmând să fie informat că nu a fost identificat în baza de date informatică a OFR, fiind necesare informații suplimentare din partea dumneavoastră.

Reclamația poate fi depusă folosind oricare dintre următoarele modalități de comunicare:

• în scris, la adresa postală a OFR din București, Str. Nicolae G. Caramfil nr. 71-73, et. 4, Sector 1;
• în scris, folosind adresa de email: ofr@otpfakt.hu;
• prin fax, la nr. 0213000037;
• personal, prin prezentarea și înmanarea acesteia la sediul OFR din București, Str. Nicolae G. Caramfil nr. 71-73, et. 4, Sector 1, în intervalul orar 09:00-18:00.

      1. Analiza Reclamației

Dupa primirea și înregistrarea Reclamației, aceasta se soluționează de Ofițerul de Conformitate desemnat al OFR, în colaborare cu departamentele vizate/implicate.

Solicitări privind aspecte legate de: negocierea de plăți, diminuarea debitului, angajamente de plată, amânare de plată, remitere de datorie și/sau orice alte chestiuni de business de același tip, nu vor fi considerate Reclamații supuse procedurii de soluționare a acestora. Asemenea cereri vor forma obiectul răspunsului Departamentului de Afaceri al OFR.

Răspunsul la Reclamație va fi formulat în scris și comunicat către dumneavoastră în maniera aleasă de dumneavoastră în Reclamația însăși. Răspunsul OFR va cuprinde inclusiv opțiunea pentru dumneavoastră de a vă adresa autorității de supraveghere a OFR, în speță Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorului (ANPC).

Reclamațiile privind prelucrarea datelor personale vor urma aceeași procedură menționată mai sus cu privire la celelalte solicitări, cu excepția ca analiza Ofițerului de Conformitate va include și opinia Ofițerului de Date Personale.

        2. Termenul de răspuns la Reclamații

Toate Reclamațiile vor fi soluționate de OFR iar răspunsul va fi transmis Reclamantului în termen de cel mult 30 de zile calendaristice de la primirea acestora. Pentru motive justificate cum ar fi insuficiența documentelor și/sau a informațiilor, erori ale sistemului informatic și altele asemenea, termenul de mai sus poate fi prelungit cu încă 15 zile, cu notificarea prealabilă a Reclamantului, prin care acesta este informat cu  privire la prelungirea termenului de răspuns precum și cu privire la motivul întarzierii.

Reclamațiile vor fi soluționate în ordinea primirii lor, mai puțin în situația în care urgența unui anumit caz cere o acțiune imediată.

Termenele limită pentru raspunsul OFR la solicitările privind prelucrarea datelor cu caracter personal vor fi cele prevazute de Regulamentul privind Protecția Datelor (GDPR).

Vă mulțumim pentru colaborare!